fbpx

6 Tips Pengelolaan Data dan Informasi Sebelum Terjadi Kondisi “Emergency”

Pengelolaan Data dan Informasi – Pikirkan tentang perencanaan untuk keadaan darurat bencana alam yang mungkin memengaruhi rumah atau kantor Anda. Anda mungkin menyimpan beberapa air, senter, makanan, selimut, dan hal-hal penting lainnya. Elemen kunci dari perencanaan Anda adalah proaktif. Anda akan melakukan semua pekerjaan sebelum keadaan darurat terjadi, tidak selama krisis yang sebenarnya. Jika persediaan Anda habis setelah keadaan darurat berlalu, maka Anda dengan cepat akan mengisi kembali sebelum banjir, kebakaran, tanah longsor, badai atau sambaran petir berikutnya.

Melindungi data memerlukan pendekatan yang sama: menempatkan sebanyak mungkin perlindungan yang bisa dipersiapkan sebelum sesuatu yang buruk terjadi.

Bencana alam atau human error adalah risiko signifikan terhadap data, terutama ketika mereka menyerang perusahaan yang tidak siap. Ketika sebuah perusahaan adalah data-sentris (kebanyakan bisnis abad 21), maka kehilangan data lengkap sering menghancurkan seluruh bisnis.

tips pengelolaan data dan informasi

Credit photo: Leonardo Rizzi. Flickr

Jadi, apakah itu pipa meledak yang membanjiri ruang server atau kebakaran yang menghancurkan seluruh gedung kantor, perusahaan harus melindungi data dan informasi mereka. Untungnya, dengan mengambil beberapa langkah proaktif dan merangkul alat teknologi yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh keadaan darurat Emergency sebagian besar.

Berikut ini adalah enam tips untuk pengelolaan data dan informasi secara proaktif terhadap bencana atau kondisi emergency.

6 Tips Pengelolaan Data dan Informasi untuk Kondisi Emergency

1. Buat Rencana Formal

Banyak perusahaan menyelesaikan rencana penanggulangan bencana dan pemulihan yang memerinci rute evakuasi, prosedur komunikasi dan perincian lainnya. Ini sangat penting, karena keselamatan orang adalah sangat penting. Bagian lain dari rencana tersebut adalah bagaimana pengelolaan data dan informasi sebisa mungkin dilindungi selama keadaan darurat.

Membuat rencana tertulis memaksa Anda untuk mempertimbangkan segala kekurangan dalam manajemen data Anda dan membuat semua orang bertanggung jawab. Mungkin Anda mengoperasikan ruang server di kantor yang rentan terhadap banjir, atau Anda mengabaikan prosedur kata sandi yang kuat.

Rencana tersebut perlu memperhitungkan jenis dan tingkat keparahan keadaan darurat. Sebagai contoh, jika angin topan adalah dua hari, lalu langkah apa yang harus diambil oleh perusahaan? Mungkin data sensitif harus dihapus dari server dan dipindahkan ke luar kantor? Apakah rencana tersebut memperhitungkan jenis bencana yang paling mungkin diberikan berdasarkan lokasi geografis?

Tetapkan tugas-tugas khusus untuk setiap anggota tim sebagai bagian dari rencana. Setiap anggota staf harus memahami bahwa data adalah aset, dan itu harus dikelola secara proaktif sebelum terjadi kondisi darurat. Tentu saja, Anda harus membuat rencana pengelolaan data dan informasi sebagai bagian dari rencana tanggap bencana yang lebih luas yang pertama memastikan keamanan pribadi. Jangan pernah menempatkan orang di suatu tempat di mana mereka mencoba untuk menyimpan pengelolaan data dan informasi ketika sebaliknya mereka harus keluar gedung atau mengambil beberapa tindakan lain. Cukup memperkuat kebutuhan untuk perencanaan proaktif.

2. Manajemen Data

Pikirkan data Anda sebagai aset nyata, mirip dengan gedung kantor, mesin, komputer, dan semua “hal-hal” lainnya di kantor. Dengan pola pikir ini, Anda dapat melihat semua sumber data secara efektif, dan kemudian bekerja untuk mengaturnya menjadi lokasi terpusat.

Mungkin tim penjualan jarak jauh Anda memiliki beberapa file video dan foto dari konferensi yang disimpan di kamera digital. Konsultan perancang grafis yang Anda sewa mungkin menyimpan file logo baru Anda di laptop pribadi, bukan server Anda. Anda hanya dapat melindungi apa yang dapat Anda temukan, jadi lakukan fase koleksi dan organisasi untuk menjaga keamanan data Anda.

Lakukan penghitungan file Anda, dan mengaturnya dengan cara yang masuk akal, kemungkinan pada layanan cloud. Organisasi menghilangkan kehilangan data yang dapat berdampak atau diabaikan selama atau setelah keadaan darurat.

Ingat bahwa Anda tidak harus menyimpan semuanya, kecuali ada alasan peraturan atau kepatuhan untuk menyimpan informasi tersebut. Memotong beberapa data yang tidak dibutuhkan dapat mengurangi jejak informasi Anda dan membuat Anda kurang terpapar masalah. Mengumpulkan data juga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan Anda untuk melakukan analitik, dan mungkin menghubungkan dua set data yang sebelumnya tidak terkait untuk pengamatan baru.

3. Dokumentasikan Jaringan Anda

Jika Anda masih mengoperasikan jaringan internet di tempat, maka Anda harus memahami arsitekturnya secara intim. Buat peta jaringan dengan label pada semua komponen sehingga Anda dapat membuat ulang jaringan jika diperlukan di lokasi alternatif. Gunakan konvensi penamaan yang sederhana dan jelas dan kemudian bagikan peta jaringan dengan grup melalui email, dan simpan peta di cloud.

Jika Anda beroperasi di zona banjir dan peralatan jaringan Anda berada di ruang bawah tanah atau di lantai dasar, kemudian bekerja dengan manajer bangunan untuk memiliki lokasi peralatan sementara untuk menjaga data Anda tetap aman. Bagian dari rencana harus mencakup anggota tim yang ditunjuk yang akan memindahkan peralatan, rincian tentang siapa yang membuat keputusan pindah atau tinggal terakhir, dan daftar prioritas sehingga staf akan memindahkan peralatan dan data yang paling berharga terlebih dahulu. Melakukan pemetaan jaringan dan inventaris juga dapat bermanfaat untuk tujuan asuransi.

4. Simulasikan Rencana Anda

Anda tidak dapat mensimulasikan badai atau sambaran petir aktual, tetapi Anda dapat menguji rencana Anda dalam kondisi simulasi. Melakukan tes adalah cara untuk mengetahui apakah anggota staf tahu cara mengikuti prosedur yang benar dan apakah cadangan Anda mudah diakses.

Apakah tim Anda mendapatkan akses ke backup cloud dengan cepat selama tes? Apakah semua orang memahami peran khusus mereka? Pengujian harus menjawab jenis pertanyaan ini. Setiap penyimpangan dari rencana ini memerlukan beberapa pelatihan ulang dan peninjauan kembali rencana tersebut jika kondisi atau praktik terbaik telah berubah.

Mungkin pengujian menunjukkan kelemahan dalam keamanan dan kata sandi prosedur tim, atau mengekspos kebutuhan penyimpanan cloud yang diperluas untuk memasukkan semua data perusahaan. Bicaralah dengan seluruh tim Anda setelah pengujian untuk melihat apakah bagian-bagian dari rencana tersebut membingungkan atau kontradiktif. Rencana mungkin perlu menulis ulang dengan bahasa lebih jelas untuk menghindari miskomunikasi apa pun. Kenali kecakapan teknis setiap orang yang membaca dan mengikuti rencana, dan sesuaikan bahasa dan prosedur yang sesuai.

Menguji rencana juga merupakan peluang utama untuk melihat apakah bisnis Anda mematuhi peraturan seperti aturan kebakaran atau berbagai aturan pengelolaan data dan informasi. Anda mungkin menemukan celah dalam prosedur Anda selama fase pengujian yang dapat Anda perbaiki sebelum audit Anda berikutnya.

5. Lindungi Perangkat Keras Anda

Meskipun merupakan praktik terbaik untuk memindahkan sebagian besar data ke cloud, bisnis tetap memanfaatkan perangkat untuk pembuatan konten dan penyimpanan data. Melindungi perangkat ini dapat menghemat data Anda dan mengurangi biaya modal Anda. Untuk perlindungan banjir, elektronik harus diangkat dari lantai dan semua kabel dilepaskan. Jika waktu memungkinkan, Anda dapat menyimpan perangkat dalam wadah kedap air. Jalankan diagnostik pada catu daya Anda untuk memeriksa panas berlebih yang dapat memicu kebakaran.

Untuk mencegah kebakaran, Anda dapat menjaga elektronik bebas dari debu, memeriksa kabel yang aus, dan menjaga suhu dan tingkat kelembaban yang dipantau. Jika Anda mengoperasikan ruang server di tempat, maka Anda perlu sistem penekanan dan pendeteksian kebakaran dengan teknologi “agen clean” yang menggunakan bahan kimia khusus untuk menghentikan kebakaran tanpa menggunakan air yang merusak. Api ruang server sering mulai karena terlalu panas, jadi pastikan sistem pendingin ruangan Anda berfungsi secara optimal.

Petir membawa risiko gelombang listrik yang dapat memusnahkan hard drive dan merusak hardware. Gunakan perangkat pelindung lonjakan arus yang disetujui yang dinilai dengan benar untuk perangkat keras khusus Anda. Mencabut perangkat adalah cara berteknologi rendah untuk menghapusnya dari risiko yang terkait dengan daya, terutama ketika mereka juga disimpan dalam wadah kedap air.

6. Akrablah dengan Teknologi Cloud

Bisnis modern membutuhkan konektivitas instan ke data. Cloud menyediakan koneksi ini dan sangat cocok untuk manajemen data selama keadaan darurat. Pilih penyedia cloud besar seperti Google atau AWS dan cadangkan semua data Anda dengan alat otomatis sehingga Anda tidak mengekspos informasi apa pun hingga hilang. Pertimbangkan untuk menggunakan lebih dari satu penyedia cloud untuk perlindungan ekstra, terutama untuk informasi yang paling sensitif atau penting. lihat ini : Penyimpanan Cloud Terbaik Dan Ter-Aman

Rencana pengelolaan data Anda juga harus berupa dokumen berbasis cloud sehingga mudah diakses setelah keadaan darurat oleh anggota staf yang mungkin perlu bekerja dari jarak jauh selama beberapa hari atau minggu.

Memiliki akses ke cloud hanya berguna dalam keadaan darurat jika Anda terus memindahkan data ke penyimpanan cloud. Tempatkan otomatisasi untuk memindahkan file ke cloud sesuai jadwal. Pertimbangkan juga untuk memindahkan staf dari platform perangkat lunak luring tradisional dan memanfaatkan format yang dibuat secara online untuk menghapus risiko yang ditimbulkan oleh insiden yang merusak data.

Cloud secara efektif menghapus data Anda dari peristiwa yang dilokalkan seperti badai atau gempa bumi. Ini juga memungkinkan staf Anda bekerja dari jarak jauh untuk jangka waktu yang lama setelah bencana melanda, sehingga bisnis Anda dapat tetap hidup dan bertahan. Rencana tersebut harus merinci apa yang diharapkan oleh staf untuk menghubungkan kembali ke jaringan dan alur kerjanya – dengan asumsi, tentu saja, bahwa bencana tidak berdampak langsung pada rumah dan keluarga mereka.

Jangan Tunggu Peringatan

Kecelakaan dan keadaan darurat terjadi. Api bisa muncul di dalam kantor perusahaan lain karena mungkin ada korslet jaringan listrik atau penyebab lain. Atau kota mungkin telah mengabaikan infrastruktur air, menyebabkan pipa meledak dan membanjiri seluruh bangunan.

Jenis-jenis keadaan darurat ini datang tanpa peringatan terlebih dahulu, tetapi mereka masih dapat dikelola dengan perencanaan awal. Kunci bagi manajer IT dan operator fasilitas adalah merencanakan pengelolaan data dan informasi sebelum bencana datang secara proaktif. Mengharapkan hasil terburuk, membangun redudansi dan perlindungan, dan kemudian Anda dan data Anda bisa terselamatkan sedini mungkin.

Sumber: www.technewsworld.com

Tags: pengolahan data, cara pengolahan data, pengertian sistem pengolahan data, mengelola data dan informasi administrasi perkantoran, mengelola data dan informasi di tempat kerja pdf, download modul mengelola data dan informasi ditempat kerja, cara pengolahan data statistik

Loading...